Dokumentacja zgłoszeniowa obejmuje szereg dokumentów:

– wniosek o udzielenie ochrony na znak towarowy, czyli kto jest zgłaszającym, imię nazwisko lub imiona i nazwiska (gdy zgłaszają wspólnie wymagany jest regulamin wspólnego korzystania ze znaku) lub nazwa firmy, a w zależności od powyższego inne dane jak: Pesel, NIP, Regon, KRS. Ponadto adres zgłaszającego.

– znak towarowy, czyli oznaczenie, którego klienci używają do identyfikacji towarów lub usług i odróżnienia ich od towarów lub usług konkurencji. Tym samym znakiem może być prawie wszystko - oznaczenie słowne, graficzne, np. wyraz, włącznie z nazwiskiem, rysunek, litera, cyfra, kolor, forma przestrzenna, w tym kształt towaru lub opakowania, pozycję znaku, a także dźwięk, znak ruchomy, hologram, znak multimedialny, wzór (w postaci pliku zwykle JPEG, OBJ, STL i X3D, MP3, MP4).

– zakres ochrony w postaci listy towarów i usług. Zakres ten jest często wyliczany w KRS, czy w zakresie działalności gospodarczej. Jednakże nie jest to najlepsze źródło pozyskania informacji z uwagi na mnogość zakresów działania i ich nadmiarowość. Sporo z wyliczonych tam działalności nigdy nie jest realizowanych w praktyce. Zawartość strony www zgłaszającego również daje pewien niepełny obraz zakresu działania. Ilość zadeklarowanych propozycji towarów i usług decyduje o kosztach ochrony. Czym więcej tzw. klas (maksymalnie może ich być 45 – tzw. klasyfikacja nicejska) tym droższa ochrona. Tę listę uzgadniamy ze zgłaszającym.

– pełnomocnictwo podeślemy wypełnione do podpisu.